Inventario
Controlar el inventario es comparar dos números: lo que debió consumirse y lo que realmente se consumió. El primero sale de las recetas y las ventas; el segundo, del conteo físico. La diferencia entre ambos es la merma, y hasta que no se mide, no se corrige. Todo lo demás —frecuencias, formatos, almacenes— existe para que esa comparación sea posible.
El proceso
Saltarse uno rompe los que siguen. La mayoría de los inventarios que no cuadran fallan en el primero: un catálogo con insumos duplicados o con dos unidades de medida distintas.
Un nombre y una sola unidad de medida por insumo. Si «aceite de oliva» existe en litros y en botellas, ningún conteo posterior va a cuadrar.
La recepción se captura contra la orden de compra, con cantidad y precio reales. Es el único momento en que el costo del insumo se actualiza solo.
Cada plato vendido resta sus insumos según el escandallo. De ahí sale el consumo teórico, la referencia contra la que se mide todo lo demás.
Siempre el mismo día, a la misma hora, con la misma persona responsable. El conteo irregular produce diferencias que no se pueden atribuir a nada.
Teórico contra físico, insumo por insumo, expresado en dinero. Una merma en kilos se discute; una merma en pesos se corrige.
Existencia, consumo promedio y demanda prevista deciden qué pedir. Comprar por costumbre genera sobrestock y faltantes la misma semana.
Frecuencia
No todo se cuenta con la misma frecuencia. El criterio es valor y rotación: lo caro y lo que se mueve rápido se cuenta seguido; lo barato y estable, poco.
Diario
Proteínas, mariscos, destilados y vinos. Concentran el valor del almacén y son los primeros en desaparecer sin registro.
Semanal
Abarrotes, lácteos, verdura. El conteo semanal ordena la compra y detecta el sobrestock antes de que caduque.
Mensual
Todo el almacén, incluidos desechables y limpieza. Es el conteo que valoriza el inventario y cierra el periodo.
Errores comunes
Un conteo sin consumo teórico enfrente solo dice qué hay. No dice qué falta, que es la parte accionable.
Si el escandallo no refleja el gramaje que la cocina usa hoy, el consumo teórico está mal y la merma aparece donde no está.
Lo que sale de la cámara fría hacia la barra y no se documenta aparece como merma en un lado y como sobrante en el otro.
Salen del almacén sin pasar por una comanda. Si no se registran como consumo, engordan la merma cada mes.
En Carême
El módulo de inventario está incluido desde el plan Esencial. Las entradas llegan de la recepción de compras, las salidas del punto de venta vía receta, y el conteo se captura desde el almacén.
Cocina, barra, cámara fría y bodega, con traspasos documentados entre ellos.
La diferencia contra el teórico queda valorada en dinero, insumo por insumo.
Qué pedir, cuánto y a qué proveedor, según consumo y demanda prevista.
Aviso antes de que el insumo se acabe, no cuando la cocina lo descubre en servicio.
Preguntas frecuentes
Diario los insumos críticos y de alto valor: proteínas, mariscos, destilados y vinos. Semanal el resto de la despensa. Mensual el inventario completo, que es el que cierra el periodo y valoriza el almacén. Contar todo todos los días no es sostenible y contar todo solo una vez al mes deja treinta días sin visibilidad.
Merma es la diferencia entre el consumo teórico y el consumo real. El teórico sale de multiplicar los platos vendidos por su receta; el real sale del conteo físico: existencia inicial más compras menos existencia final. Lo que falta, valorado a costo, es la merma del periodo.
Se puede al principio, con pocos insumos y una sucursal. Deja de funcionar cuando cambian los precios de compra, cuando hay más de un almacén o cuando hace falta comparar el consumo teórico contra el conteo, porque eso exige cruzar ventas, recetas y compras en el mismo momento.
Es la lista de qué pedir y cuánto, calculada a partir de la existencia actual, el consumo promedio del insumo y la demanda prevista. Sustituye la compra por costumbre, que es la que produce sobrestock en unos insumos y faltantes en otros la misma semana.
Sí, cuando el sistema está conectado al punto de venta. Cada comanda descuenta los insumos de la receta correspondiente. Si el PoS no expone una API, la conexión se resuelve con importación programada de las ventas del día.
Siguiente paso
Cuarenta minutos. Con tu lista de insumos y una receta cargadas en Carême, sales sabiendo dónde está la merma que hoy no ves.